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計畫報銷注意事項一

計畫報銷注意事項一

預算科目

注 意 事 項

一般原則

1.申請支付款項應本誠信原則,對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責,如有虛偽造假應負相關責任。

2.計劃核銷依合約書簽訂內容辦理,如已辦理計劃變更並獲核准,則依變更後之內容辦理。

3.經費變更每年度以一次為限,並須於計劃結束二個月前辦理核備。

4.儀器項目變更若確有實驗上之實際需要,每年度以一次為限,須於結案前辦理核備。

5.經費項目間流用依個別合約或各機關規定之流用比例及限制辦理。

6.支出憑證應按經常門及資本門分冊裝訂,並依預算科目分類,且依序編號,各類預算科目間以隔頁紙分隔。

7.核銷時如有資本門請加填財產增加書(固定資產增加單)一式貳份。

8.用以核銷之憑證須為原始憑據,正本遺失以影本代替需經商號及經手人、主管核章。

9.買受人須為本校抬頭名稱,"長庚大學〞,統一編號為〝02612701〞,地址為〝桃園縣龜山鄉文化一路259號〞, 請廠商開立二聯式發票。

10.原始憑證須註明購買日期,且為計劃期間內之憑證方可核銷。

11.憑證塗改處須核章(須為原經手人),核章須清晰易於辨認, 塗改處須核商號負責人章,但金額不得塗改須重開。

12.支出憑證內之品名欄位若有外文名詞或代碼者,須加譯註中文名稱。

13.金額為新台幣三萬元以上耗材、一萬元以上設備及保管品,請透過請購手續,超過一百萬以上,依政府採購法辦理公告。

14.獨家產品應檢具獨家代理證明書(國內代理證明)。

15.國外採購案須檢附請購單、外購同意書、發票、外匯水單(匯率計算)及國外收款證明書等相關資料。

16.經常性自行向同一廠商採購,每次未逾一萬元亦須逐案檢附三家估價單。

17.報銷金額逾一萬元且三萬元(含)以下耗材得由主持人自行洽三家以上廠商比價購買。如逾三萬元須循校方請採購程序辦理。

18.憑證金額須有單價、數量計算,不能只寫乙批,須有明細內容及計算式。

19.報銷單據正本貼政府黏貼憑證用紙(直貼),影印乙份(附件免)貼本校黏貼單(橫貼)呈准後辦理,發票影印須用收執聯,並配合將單據均勻分配整齊貼妥以膠水黏牢,不得以釘書機釘了事,以免脫落。

20.經費逾限不得核銷,請自行負擔(但可轉由未到期其他院外補助案支付)。

21.若有校內相對補助經費,報銷單據須註明使用校內抑校外經費,且優先使用校外經費,使用校內經費須依校方規定辦理。

22.請妥為管制經費核銷,按時分散報銷,不可集中於結案前報銷,將有消化預算之嫌,嚴重者將被移送法辦,請特別注意

23.本校付款採電匯支付,若廠商未曾與本校往來,請先洽辦匯款帳戶登記 ;登記卡於本校網路之行政服務--會計室--表單下載。

24.同一報銷項目憑證可合併粘貼以節省紙張簡化作業,請配合。

25.若須使用有關表單、查詢經費餘額、核銷規定可於本校網路之部門版面→會計室瀏覽,歡迎利用。

26.與計劃相關之費用,方可報支。

27.要核銷之物品請勿以禮券購買。

28.為配合校方年度,每年7月學年度結帳,7月前憑證請於會計室公告時間內送達會計室核銷,逾會計年度憑證不予報銷。                                                                                             

1.人事費須按實際到職日起支薪,年獎準備金不得流用,若有溢領部份須繳回。

2.各項人事費之支出憑證須填註具領人之身份證字號及戶籍地址(里鄰要填),並由具領人簽章。

3.臨時工之支出憑證須按日計酬、填註實際工作日期及每日工作內容。計劃下之專、兼任助理不得再支領臨時工資。

4.稿費應註明每千字單價及全文字數,並須檢附文稿,收據貼印花千分之四。已支領計劃研究津貼者不得再支領本項費用。

5.撰寫計劃書、執行報告及成果報告等,不得報支稿費或譯稿費。

6.屬工作協調性質、工作報告及檢討之會議不得支給出席費;非以專家身分出席者,亦不得支領出席費或鐘點費, 其核銷須附開會通知或訓練課程表、簽到紀錄及會議紀錄。已支領計劃研究津貼者不得再支領本項費用。

 

1.圖書、期刊及電腦軟體(加註內容)請檢具點收證明書(國科會未列預算者不得報支),連同憑證一併核銷。

2.文具須詳列品名、單價及數量。

3.郵費須註明收件人、收件人地址及用途。

4.國際電話費須檢附明細表,註明受話人,並敘明具體通話事由。

5.電話裝機費,私人電話費不得報支。

6.影印資料請說明用途並檢附樣本(如數量多以封面及最末頁附上),並註明中文摘要。影印圖書未經著作權人同意,不得報支費用。

7.印刷須說明用途並檢附樣本。

8.報支機構公務車油脂費須於憑證上鍵入車號,並註明路程及用途。如有特殊原因,必須報支私人車輛油脂費者,須敘明理由。

9.凡開會所須之食品、飲料、點心及便當等餐費,須附開會通知、簽到紀錄及會議紀錄。

10.健、勞保費僅能核銷由校方負擔之部份,且該項支出應檢具原始憑證,如原始憑證無法分割,應編製支出分攤表。由受雇人員自行負擔之健、勞保費,不得於計劃下核銷。

11.刻章須於憑證上加蓋所刻樣式。個人私章不得報支,計劃章未延期者僅得報支乙個。

12.調查訪視費須檢附問卷及受訪者名單。

13.資料譯碼及鍵入費須附問卷及譯碼簿,並註明資料長度及件數,計劃助理不得支領本項費用。

14.購買禮品須檢附受贈者名單註明與研究關係。

15.電腦使用費應列示使用期間,計費標準。

16.電腦週邊應列示內容,如非耗材逾一萬元不得以其他費用報支。

17.資料處理費、檢索費應註明內容(附樣張)、計費標準。

18.各項公會費、年費非屬補助項目不得報支。

19.論文發表費附 抽印本,並註明補助單位字樣,方可報支。

20.研討會僅能報支報名費、註冊費,非計劃人員不得報支。

 

維護費

維護費須註明所維護物品之品名,並檢附所維護物品財產卡影本,財產卡影本請加蓋保管單位章。

(國科會只須加註固定資產編號)

1.出差申請書須敘明具體出差事由。

2.核銷時請檢附出差申請書,並填註出差旅費報告書,且按日敘明支出明細。

3.運費須註明寄送物品、收件人、地址及用途。

4.非執行本計劃之相關人員不得報支差旅費;

   臨時工(工讀生)不得報支差旅費。

5.出差交通費按實報銷,但不得報支計程車費,住宿費未取得憑證者依各職級標準二分之一列支。

6.出差自行開車者僅可報支公路客運最高車價報支。

 中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表

 

材料費

1.實驗器材及藥品若為獨家代理販賣,應檢具獨家代理證明書。

2.材料逾三萬元、設備逾一萬元自行購買(未辦請購),應先簽呈詳述原因,經核準後至資材補辦收料(及設備增加單或保管卡)方可報銷。

3.計劃核定後即請採購使用,結案前六個月始提出者加註原因說明(密集自行採購亦同)。

 

1.根據經費編列之規定,單價一萬元以下之設備得編列於業務費或材料費項下,惟核銷時需檢附點收證明書一併辦理。(衛生署案才可以)

2.各項設備核銷時,請檢具財產增加書,連同憑證一併核銷。

3.資本門(設備費)不得與其它預算科目流用。

4.一般辦公事務設備,如辦公桌椅、櫥櫃、檔案櫃、置物架、書架、吸塵器、空氣過濾器、影印機、打字機、電話機、傳真機、電視機、護貝機、裁紙機、電子積木…等均不得編列採買

5.報支病床 等須先核備。

6.研究計畫核定後請即時請購使用。

 

管理費

管理費須以原始憑證(水、電、瓦斯或人事等費用)核銷,如原始憑證無法分,應編製支出分攤表。